Перейти до основного вмісту

Призначення підсистеми “Завдання”

Підсистема "Завдання" у системі AuditBLOOM призначена для ефективного управління завданнями, пов'язаними з аудитами та іншими робочими процесами. Вона дозволяє створювати, призначати та відслідковувати завдання, забезпечуючи чітку організацію роботи та контроль виконання.

Мета підсистеми "Завдання"​

Метою підсистеми "Завдання" є:

  • Оптимізація робочих процесів: Автоматизація створення та управління завданнями для підвищення продуктивності.
  • Розподіл обов'язків: Призначення завдань конкретним користувачам або групам для чіткого розподілу відповідальності.
  • Контроль виконання: Відстеження статусу завдань та забезпечення їх своєчасного виконання.
  • Комунікація: Забезпечення можливості обговорення завдань через інтегрований чат.
  • Аналітика: Аналіз виконання завдань для покращення процесів та виявлення проблемних зон.

Основні функції підсистеми "Завдання"​

Підсистема "Завдання" включає наступні ключові функції:

  • Призначення завдань користувачам/групам: Створення завдань та їх призначення відповідальним особам або цілим групам.
  • Виконавець завдання: Призначення конкретних виконавців для виконання завдання.
  • Спостерігачі: Додавання спостерігачів, які мають доступ до інформації про завдання, але не відповідають за його виконання.
  • Нумерація завдань: Завдання мають наскрізну нумерацію, починаючи з 1, для легкої ідентифікації.
  • Пріоритет: Встановлення пріоритетів завдань для визначення їхньої важливості та терміновості.
  • Дедлайн: Визначення термінів виконання завдань для забезпечення своєчасного виконання.
  • Чат у завданні: Інтегрований чат для обговорення деталей та обміну інформацією між учасниками завдання.
  • Статуси завдання:
    • До виконання
    • В процесі
    • Потребує доопрацювання
    • На перевірці
    • Завершено
    • Відмінено
  • Делегування завдання: Передача завдання іншому користувачу або групі.
  • Відміна завдання: Можливість відмінити завдання, якщо воно більше не актуальне.
  • Видалення завдання: Повне видалення завдання зі системи.
  • Редагування раніше створеного завдання: Зміна деталей завдання після його створення.
  • Завдання, пов’язані з аудитом: Створення та управління завданнями, пов'язаними безпосередньо з аудитами.

Як підсистема "Завдання" покращує аудит​

Підсистема "Завдання" інтегрована з іншими компонентами системи AuditBLOOM, що дозволяє:

  • Автоматизувати процеси: Створення завдань на основі результатів аудиту або встановлених критеріїв.
  • Покращити комунікацію: Використання чату для обговорення завдань сприяє швидкому вирішенню питань та координації дій.
  • Забезпечити прозорість: Відстеження статусу та прогресу виконання завдань дозволяє менеджерам контролювати процес аудиту.
  • Підвищити відповідальність: Призначення конкретних виконавців та встановлення дедлайнів стимулює своєчасне виконання завдань.

Примітки та поради​

Примітки та поради
  • Чітке визначення завдань: При створенні завдань описуйте їх максимально детально, щоб уникнути непорозумінь.
  • Використання пріоритетів: Встановлюйте пріоритети завдань відповідно до їх важливості та терміновості.
  • Регулярне оновлення статусів: Оновлюйте статуси завдань в міру їх виконання для забезпечення актуальної інформації.
  • Комунікація: Використовуйте чат у завданні для оперативного обговорення питань та обміну інформацією між учасниками.

Часто задавані питання (FAQ)​

Питання: Чи можна призначити завдання кільком користувачам одночасно?

Відповідь: Так, завдання можна призначати як окремим користувачам, так і цілим групам для спільного виконання.

Питання: Як змінити виконавця завдання після його створення?

Відповідь: Відкрийте завдання, натисніть на кнопку "Прийняти в роботу", і ви автоматично станете виконавцем. Також автор завдання може призначити виконавця натиснувши на кнопку "Делегувати".

Питання: Що робити, якщо завдання потребує додаткового часу?

Відповідь: Ви можете змінити дедлайн завдання, відкривши його та натиснувши кнопку "Редагувати". Встановіть новий термін виконання та збережіть зміни.

Питання: Як додати спостерігачів до завдання?

Відповідь: Під час створення або редагування завдання знайдіть розділ "Спостерігачі" і додайте користувачів, які повинні мати доступ до інформації про завдання без відповідальності за його виконання.

Питання: Чи можна видалити завдання після його завершення?

Відповідь: Так, ви можете видалити завдання у будь-який момент, натиснувши кнопку "Видалити" у меню дій завдання. Зверніть увагу, що видалення завдання є незворотнім процесом.

Додаткові ресурси​