Призначення підсистеми “Автозавдання”
Автозавдання — це підсистема в AuditBLOOM, яка автоматично створює завдання при виявленні порушень під час проведення аудиту. Ця система допомагає оперативно реагувати на проблеми, автоматизуючи процес створення завдань для їх усунення.
Після завершення аудиту на об'єкті аудиту, підсистема Автозавдання виконує наступні кроки:
- Аналіз результатів аудиту: Система перевіряє, чи є виявлені питання з порушеннями.
- Перевірка налаштувань автозавдань: Система визначає, чи є активні автозавдання, налаштовані для цього об'єкта аудиту та шаблону аудиту.
- Створення завдань: Якщо налаштування автозавдань містять відповідні питання з порушеннями, система автоматично створює завдання за попередньо налаштованим шаблоном.
Налаштування автозавдання
При створенні автозавдання вказуються наступні параметри:
- Назва: Назва автозавдання для ідентифікації.
- Не діючий: Прапорець, який вказує на активність автозавдання. Якщо встановлено, автозавдання не буде активним.
- Шаблон аудиту: Вибір опублікованого шаблону аудиту, для якого буде застосовуватися автозавдання.
- Об’єкти аудиту: Конкретні об'єкти аудиту, на яких буде діяти автозавдання.
- Всі об’єкти аудиту: Прапорець, що вказує на дію автозавдання на всі об'єкти аудиту.
- Відведені години на виконання: Кількість годин, відведених на виконання завдання (за замовчуванням 24 години). Впливає на дедлайн завдання, рахується від моменту його створення.
- Пріоритет: Пріоритет, який буде встановлено в створеному завданні (Низький, Середній, Високий).
- Уникнення дублювання: Опція "Створювати завдання лише в тому випадку, якщо на об'єкті немає невиправленого порушення". Це запобігає дублюванню завдань у випадку частих аудитів та довготривалих дедлайнів.
- Кому призначити:
- Призначено користувачам: Список користувачів, яким буде призначено завдання.
- Призначено групам: Список груп користувачів, яким буде призначено завдання.
- Автор завдання:
- Користувач: Вибір конкретного користувача як автора завдання.
- Група користувачів: Вибір групи користувачів як автора завдання.
- Аудитор буде автором завдання: Прапорець, який вказує, що автором завдання буде аудитор, який проводив аудит.
- Спостерігачі:
- Спостерігачі-користувачі: Користувачі, які будуть спостерігачами завдання.
- Спостерігачі-групи: Групи користувачів, які будуть спостерігачами завдання.
- Опис: Текстовий опис автозавдання.
Пункти чек-листа
У правій частині форми налаштувань відображаються елементи чек-листа обраного шаблону аудиту. За допомогою прапорців можна включити або виключити будь-які пункти чек-листа. Автозавдання буде створювати завдання лише для обраних пунктів, якщо по них виявлено порушення.
Доступ до перегляду та створення автозавдань:
Одна з ролей:
- Адміністратор
- Управління автозавданнями
Тип робочого місця:
- Повне робоче місце
Примітки та поради
- Оптимізація процесів: Використання автозавдань допомагає автоматизувати процес реагування на виявлені порушення, що підвищує ефективність роботи команди.
- Уникнення дублювання: Використовуйте опцію "Створювати завдання лише в тому випадку, якщо на об'єкті немає невиправленого порушення" для запобігання створенню дубльованих завдань.
- Актуальність налаштувань: Регулярно перевіряйте та оновлюйте налаштування автозавдань, щоб вони відповідали поточним вимогам та шаблонам аудиту.
- Вибір об'єктів аудиту: Якщо автозавдання повинно діяти на всі об'єкти аудиту, встановіть прапорець "Всі об’єкти аудиту". В іншому випадку виберіть конкретні об'єкти.
- Чітке визначення відповідальних: Вказуйте конкретних користувачів або групи, яким буде призначено завдання, щоб забезпечити своєчасне виконання.
Часто задавані питання (FAQ)
Питання: Що таке автозавдання в системі AuditBLOOM?
Відповідь: Автозавдання — це підсистема, яка автоматично створює завдання при виявленні порушень під час аудиту, згідно з налаштованими правилами та шаблонами.
Питання: Як система визначає, коли створювати автозавдання?
Відповідь: Після завершення аудиту система перевіряє наявність питань з порушеннями та активних автозавдань, налаштованих для відповідного шаблону та об'єкта аудиту. Якщо умови виконуються, система створює завдання.
Питання: Чи можна налаштувати автозавдання для всіх об'єктів аудиту?
Відповідь: Так, встановивши прапорець "Всі об’єкти аудиту", автозавдання буде застосовуватися до всіх об'єктів аудиту.
Питання: Як уникнути створення дубльованих завдань при частих аудитах?
Відповідь: Використовуйте опцію "Створювати завдання лише в тому випадку, якщо на об'єкті немає невиправленого порушення". Це запобігає створенню нового завдання, якщо попереднє ще не виконано.
Питання: Хто може налаштовувати автозавдання?
Відповідь: Налаштовувати автозавдання можуть користувачі з ролями "Адміністратор" або "Управління автозавданнями".
Питання: Чи можуть завдання створюватися від імені аудитора?
Відповідь: Так, якщо встановити прапорець "Аудитор буде автором завдання", тоді автором створених завдань буде аудитор, який проводив аудит.