Перейти до основного вмісту

Створення автозавдання

Автозавдання у системі AuditBLOOM дозволяють автоматично створювати завдання при виявленні порушень під час проведення аудиту. Це значно спрощує процес реагування на виявлені проблеми та допомагає забезпечити своєчасне їх усунення.

У цій статті описано покроковий процес створення автозавдання.

Вимоги. Вам знадобиться:

Одна з ролей:

  • Адміністратор
  • Управління автозавданнями

Тип робочого місця:

  • Повне робоче місце

Кроки для створення автозавдання​

Крок 1: Перейдіть до розділу "Автозавдання"​

  1. Увійдіть у систему AuditBLOOM зі своїм обліковим записом з необхідними правами доступу.
  2. У головному меню виберіть розділ "Автозавдання".

Крок 2: Розпочніть створення нового автозавдання​

  1. Натисніть кнопку "Додати автозавдання" або "+", розташовану у верхній частині сторінки.

    Кнопка "Додати автозавдання" | AuditBLOOM

Крок 3: Заповніть основні параметри​

  1. Назва: Введіть назву автозавдання, яка відображатиме його призначення.

  2. Не діючий: Якщо ви хочете відразу активувати автозавдання, залиште цей прапорець не встановленим. Якщо встановити прапорець, автозавдання буде неактивним.

  3. Шаблон аудиту: Оберіть опублікований шаблон аудиту зі списку, до якого буде застосовуватися автозавдання.

  4. Об’єкти аудиту: Якщо автозавдання має діяти на певні об'єкти аудиту, оберіть їх зі списку. Якщо автозавдання має застосовуватися до всіх об'єктів, встановіть прапорець "Всі об’єкти аудиту".

    Налаштування нового автозавдання | AuditBLOOM

Крок 4: Налаштуйте параметри завдання​

  1. Відведені години на виконання: Вкажіть кількість годин, протягом яких завдання має бути виконане (за замовчуванням 24 години). Цей параметр визначає дедлайн створених завдань.

  2. Пріоритет: Виберіть пріоритет для створених завдань (Низький, Середній, Високий).

  3. Створювати завдання лише в тому випадку, якщо на об'єкті немає невиправленого порушення: Встановіть цей прапорець, щоб уникнути дублювання завдань на одному об'єкті, якщо попередні порушення ще не виправлені.

    Параметри нового автозавдання: відведені години, пріоритет, уникнення дублювання | AuditBLOOM

Крок 5: Вкажіть відповідальних осіб​

  1. Кому призначити:

    • Призначено користувачам: Додайте користувачів, яким будуть призначені створені завдання.
    • Призначено групам: Додайте групи користувачів, яким будуть призначені створені завдання.

  2. Автор завдання:

    • Користувач: Виберіть користувача, який буде автором створених завдань.
    • Група користувачів: Виберіть групу, яка буде автором створених завдань.
    • Аудитор буде автором завдання: Встановіть цей прапорець, якщо автором завдання має бути аудитор, який проводив аудит.

  3. Спостерігачі:

    • Спостерігачі-користувачі: Додайте користувачів, які будуть спостерігачами створених завдань.

    • Спостерігачі-групи: Додайте групи, які будуть спостерігачами створених завдань.

    Кому призначити, Автор завдання, Спостерігачі в автозавданні | AuditBLOOM

Крок 6: Додайте опис автозавдання​

  • Опис: Введіть текстовий опис автозавдання для пояснення його призначення та особливостей.

Крок 7: Виберіть пункти чек-листа​

  1. Пункти чек-листа: У правій частині форми відображаються елементи чек-листа обраного шаблону аудиту.

  2. Вибір пунктів: Встановіть прапорці біля тих пунктів, за якими система повинна створювати завдання при виявленні порушень.

    Вибір "Пунктів чек-листа" | AuditBLOOM

    • Ви можете обрати всі пункти або лише окремі, залежно від ваших потреб.

Крок 8: Збережіть автозавдання​

  1. Перевірте введені дані: Переконайтеся, що всі поля заповнені коректно.

  2. Натисніть кнопку "Зберегти", щоб завершити створення автозавдання.

    Кнопка "Зберегти" автозавдання | AuditBLOOM

Примітки та поради​

Примітки та поради

  • Активність автозавдання: Пам'ятайте, що якщо прапорець "Не діючий" встановлено, автозавдання не буде активним і не створюватиме завдання. Зніміть прапорець, щоб активувати автозавдання.

  • Регулярне оновлення: Періодично перевіряйте та оновлюйте налаштування автозавдань, щоб вони відповідали змінам у шаблонах аудиту або організаційних вимогах.

  • Тестування: Перед застосуванням автозавдання на реальних аудитах рекомендується провести тестовий аудит, щоб переконатися в правильності налаштувань.

  • Унікальні назви: Використовуйте інформативні та унікальні назви для автозавдань, щоб легко їх ідентифікувати у списку.

Часто задавані питання (FAQ)​

Питання: Якщо змінити шаблон, то чи треба змінювати автозавдання, пов'язані з ним ? Відповідь: Так. Потрібно зайти в усі автозавдання що пов'язані з шаблоном, та перевірити актуальність включених питань, і при потребі, додати нові питання для контролю.

Питання: Чому я не бачу деякі шаблони аудиту у списку?

Відповідь: У списку доступні лише опубліковані шаблони аудиту. Переконайтеся, що потрібний шаблон опубліковано.

Питання: Чи можна змінити автозавдання після його створення?

Відповідь: Так, ви можете редагувати автозавдання у будь-який час. Перейдіть до списку автозавдань, оберіть потрібне та натисніть кнопку "Редагувати".

Питання: Що відбувається, якщо не вказати жодного пункту чек-листа?

Відповідь: Якщо не обрати жодного пункту чек-листа, автозавдання не буде створювати завдання при виявленні порушень, оскільки немає визначених критеріїв для створення завдань.

Питання: Чи можна призначити завдання кільком користувачам одночасно?

Відповідь: Так, ви можете додати декілька користувачів або груп у поля "Призначено користувачам" та "Призначено групам".

Питання: Як видалити автозавдання, якщо воно більше не потрібне?

Відповідь: Перейдіть до списку автозавдань, відмітьте потрібні автозавдання та натисніть кнопку "Видалити", яка з'явиться зверху. Пам'ятайте, що видалення є незворотною дією.