Перейти до основного вмісту

Інструкція

У цій статті ми розглянемо тип відповіді "Інструкція" у шаблонах аудиту. Цей тип відповіді дозволяє прикріпити файл PDF або зображення безпосередньо в шаблоні аудиту. Також можна додати текст питання для пояснень чи додаткової інформації. Це не є питанням у традиційному сенсі, оскільки від аудитора не вимагається надавати відповідь. Під час проведення аудиту аудитор може переглянути прикріплений файл для ознайомлення або отримання інструкцій.

Питання з типом відповіді "Інструкція" в шаблоні аудиту | AuditBLOOM

Вимоги. Вам знадобиться:

Одна з ролей:

  • Адміністратор
  • Управління шаблонами

Тип робочого місця:

  • повне робоче місце.

Покрокова інструкція​

Додавання питання з типом відповіді "Інструкція":​

  1. Перейдіть до редактора шаблону аудиту:

    • Увійдіть у систему та перейдіть до розділу "Шаблони аудиту".
    • Виберіть потрібний шаблон або створіть новий.

  2. Додайте нове питання:

    • Натисніть "Додати питання" у потрібному розділі або категорії.
    • Виберіть тип питання "Інструкція" зі списку доступних типів.

  3. Налаштуйте параметри питання:

    • Текст питання: Введіть формулювання або опис інструкції, наприклад, "Ознайомтеся з інструкцією з техніки безпеки".

    • Прикріпіть файл:

      • Натисніть кнопку "Вибрати файл".
      • Виберіть файл PDF або зображення зі свого комп'ютера.
      • Дочекайтеся завершення завантаження файлу.

  4. Збереження змін:

    • Після налаштування питання збереження шаблону відбудеться автоматично.

Як працює інструкція під час аудиту:​

  • Аудитор відкриває питання з типом відповіді "Інструкція".
  • Бачить текст питання з описом.
  • Має можливість відкрити та переглянути прикріплений файл.
  • Відповідь на питання не потрібна, тому аудитор може перейти до наступного питання після ознайомлення з матеріалами.

Примітки та поради​

Примітки та поради

  • Формат файлів: Підтримуються файли формату PDF та зображення (JPEG, PNG). Переконайтеся, що файл має правильний формат.

  • Розмір файлів: Уникайте завантаження великих файлів, оскільки це може вплинути на швидкість завантаження для аудиторів. Максимально можливий розмір файлу складає 20 мегабайт.

  • Актуальність інформації: Регулярно перевіряйте та оновлюйте прикріплені файли, щоб забезпечити актуальність інформації для аудиторів.

  • Назва питання: Використовуйте чіткі та зрозумілі назви, щоб аудитор розумів, про що йдеться.

  • Використання інструкцій: Цей тип відповіді корисний для надання додаткових матеріалів, інструкцій, схем, стандартів або будь-якої іншої інформації, яка може допомогти аудитору під час проведення аудиту.

Часто задавані питання (FAQ)​

Питання: Чи може аудитор завантажити або зберегти прикріплений файл?
Відповідь: Так, аудитор може відкрити та за потреби завантажити прикріплений файл для подальшого ознайомлення.

Питання: Чи можна прикріпити кілька файлів до одного питання?
Відповідь: Ні, тип відповіді "Інструкція" дозволяє прикріпити лише один файл. Якщо потрібно надати декілька файлів, рекомендується створити кілька питань або об'єднати файли в один документ.

Питання: Чи можна додати відео або аудіо файл як інструкцію?
Відповідь: Ні, наразі підтримуються лише файли формату PDF та зображення (JPEG, PNG). Для відео чи аудіо матеріалів рекомендується надати посилання в тексті питання.

Питання: Чи може аудитор залишити коментарі або нотатки до інструкції?
Відповідь: Ні, тип відповіді "Інструкція" не передбачає можливості додавання відповідей чи коментарів. Якщо необхідно, можна створити додаткове питання типу "Текст" для зворотного зв'язку.

Питання: Чи можна змінити або оновити прикріплений файл після публікації шаблону?
Відповідь: Так, ви можете замінити прикріплений файл у шаблоні, але для того, щоб зміни вступили в силу, необхідно опублікувати оновлений шаблон.