Призначення відповіді за замовчуванням
У цій статті ми розглянемо, як призначити відповідь за замовчуванням у питанні з типом "Власний список відповідей". Призначення відповіді за замовчуванням дозволяє автоматично встановити певний варіант відповіді на питання на початку аудиту. Це означає, що коли аудитор починає аудит, система автоматично відмічає цей варіант відповіді, ніби він уже був обраний аудитором. Це допомагає прискорити процес проведення аудиту в ситуаціях, коли певні відповіді є типовими або найбільш ймовірними.
Одна з ролей:
- Адміністратор
- Управління шаблонами
Тип робочого місця:
- повне робоче місце.
Покрокова інструкція
Призначення відповіді за замовчуванням
-
Перейдіть до редактора шаблону аудиту:
- Увійдіть у систему та перейдіть до розділу "Шаблони аудиту".
- Виберіть потрібний шаблон або створіть новий.
-
Додайте нове питання або зайдіть в редагування існуючого питання:
- Виберіть тип відповіді - натисніть на блок "Тип відповіді" в налаштуваннях питання.
-
Відкрийте меню додавання або редагування списку відповідей:
-
У полі "Список відповідей" натисніть "Додати новий блок відповідей" або виберіть існуючий список для редагування.
-
-
Встановіть відповідь за замовчуванням:
-
Список відповідей:
-
Для кожного варіанту відповіді ви побачите прапорець "Позначено за замовчуванням".
-
Виберіть варіант відповіді, який ви бажаєте встановити за замовчуванням, встановивши прапорець "Позначено за замовчуванням" поруч із ним.
-
Якщо опція "Множинний вибір" не активована, ви можете встановити лише одну відповідь за замовчуванням.
-
Якщо опція "Множинний вибір" активована, ви можете встановити декілька відповідей за замовчуванням.
-
-
-
Збережіть налаштування списку:
- Після призначення відповіді за замовчуванням натисніть "Записати та закрити".
-
Опублікуйте шаблон:
- Щоб зміни набули чинності під час проведення аудитів, не забудьте опублікувати оновлений шаблон.
Як працює відповідь за замовчуванням під час аудиту
-
Початок аудиту:
- Коли аудитор починає новий аудит з використанням цього шаблону, система автоматично аналізує всі питання типу "Власний список відповідей". І якщо у списку відповідей для питання встановлено варіант "Позначено за замовчуванням", цей варіант автоматично відмічається як обраний.
- Аудитор бачить, що відповідь вже обрана, і може залишити її без змін або змінити на інший варіант, якщо це необхідно.
-
Прискорення процесу:
- Це особливо корисно, коли певні відповіді є типовими або стандартними, що дозволяє аудитору швидше проходити аудит, вносячи зміни лише за необхідності.
Примітки та поради
-
Використовуйте з обережністю: Призначення відповіді за замовчуванням може призвести до того, що аудитори не будуть звертати увагу на питання та залишать встановлену відповідь без перевірки. Переконайтеся, що це прийнятно для вашого процесу аудиту.
-
Типові відповіді: Використовуйте цю функцію для питань, де певна відповідь є найбільш ймовірною або типовою.
-
Множинний вибір: Якщо питання допускає вибір кількох відповідей, ви можете встановити декілька відповідей за замовчуванням.
-
Оновлення шаблону: Не забувайте опублікувати шаблон після внесення змін, щоб вони стали доступними під час проведення нових аудитів.
-
Перевірка коректності: Перед публікацією шаблону протестуйте питання з відповідями за замовчуванням, щоб переконатися, що все працює як очікується.
Часто задавані питання (FAQ)
Питання: Чи може аудитор змінити відповідь, встановлену за замовчуванням?
Відповідь: Так, аудитор може змінити автоматично встановлену відповідь на іншу, якщо це необхідно.
Питання: Чи можна встановити кілька відповідей за замовчуванням у питанні без активації опції "Множинний вибір"?
Відповідь: Ні, якщо опція "Множинний вибір" не активована, ви можете встановити лише одну відповідь за замовчуванням.
Питання: Якщо жодна відповідь не позначена за замовчуванням, що побачить аудитор?
Відповідь: Якщо відповідь за замовчуванням не встановлена, аудитор побачить питання без вибраних відповідей і повинен буде самостійно обрати відповідь.
Питання: Чи можна використовувати відповіді за замовчуванням з іншими типами питань?
Відповідь: Ні, функція призначення відповіді за замовчуванням доступна лише для питань типу "Власний список відповідей".
Питання: Чи вплине відповідь за замовчуванням на підрахунок балів у аудиті?
Відповідь: Так, тому що відповідь на питання вже була автоматично надана при початку аудиту. Але аудитор має право змінити відповідь.
Питання: Чи може відповідь за замовчуванням бути встановлена для критичного питання?
Відповідь: Так, ви можете встановити відповідь за замовчуванням для критичного питання, але вона не буде діяти. Для критичного питання потрібно обов'язково отримати відповідь від аудитора.