Перейти до основного вмісту

Номер документу

У цій статті ми розглянемо спеціальний тип питання "Номер документу", який доступний лише в розділі "Загальні відомості" шаблону аудиту. Цей тип питання використовується для введення номера документа, пов'язаного з аудитом, наприклад, номера контракту, накладної чи іншого ідентифікатора. Аудитор вводить текстову інформацію у відповідне поле. Питання може бути налаштоване як обов'язкове.

Питання з типом відповіді "Номер документу" в шаблоні аудиту | AuditBLOOM

Вимоги. Вам знадобиться:

Одна з ролей:

  • Адміністратор
  • Управління шаблонами

Тип робочого місця:

  • повне робоче місце.

Покрокова інструкція​

Додавання питання "Номер документу" у розділ "Загальні відомості"​

  1. Перейдіть до редактора шаблону аудиту:

    • Увійдіть у систему та перейдіть до розділу "Шаблони аудиту".
    • Виберіть потрібний шаблон або створіть новий.

  2. Перейдіть до розділу "Загальні відомості":

    • Розділ "Загальні відомості" знаходиться на початку шаблону аудиту.
    • Цей розділ містить загальну інформацію про аудит та спеціальні питання.

  3. Додайте нове питання:

    • Натисніть "Додати питання" у розділі "Загальні відомості".
    • Виберіть тип питання "Номер документу" зі списку доступних типів.

  4. Налаштуйте параметри питання:

    • Назва питання: Введіть текст питання.
    • Обов'язкове питання: Встановіть прапорець "Обов'язкове", якщо ви бажаєте зробити це питання обов'язковим для заповнення.

  5. Збереження змін:

    • Після налаштування питання збереження шаблону відбудеться автоматично.

  6. Опублікуйте шаблон:

    • Щоб зміни стали доступними під час проведення аудитів, не забудьте опублікувати оновлений шаблон.

Як працює питання "Номер документу" під час аудиту​

  • Аудитор бачить питання у розділі "Загальні відомості" на початку аудиту.
  • Вводить номер документу у текстове поле.
  • Якщо питання є обов'язковим, система не дозволить закінчити аудит без заповнення цього поля.

Примітки та поради​

Примітки та поради

  • Стандартизація: Якщо у вашій організації існує стандартний формат номерів документів, вкажіть це в назві питання або додаткових інструкціях.

  • Обов'язковість питання: Рекомендується робити це питання обов'язковим, щоб забезпечити наявність необхідної інформації для кожного аудиту.

  • Перевірка коректності: Хоча система не перевіряє формат введеного номеру, ви можете надати інструкції аудиторам щодо правильного заповнення.

  • Використання в звітах: Номер документу буде включений у звіти про аудит для спрощення відстеження та ідентифікації.

Часто задавані питання (FAQ)​

Питання: Чи можна використовувати питання "Номер документу" в інших розділах шаблону?
Відповідь: Ні, тип питання "Номер документу" доступний лише в розділі "Загальні відомості". В інших розділах шаблону ви можете використовувати тип питання "Текст".

Питання: Чи можна встановити перевірку формату введеного номеру документу?
Відповідь: Ні, система не підтримує перевірку формату для цього типу питання. Аудитор може ввести будь-який текст. Якщо потрібна перевірка формату, рекомендується надати відповідні інструкції в тексті питання.

Питання: Чи може аудитор залишити це поле пустим, якщо питання не є обов'язковим?
Відповідь: Так, якщо питання не позначене як обов'язкове, аудитор може залишити його без відповіді.

Питання: Чи можна додати кілька питань типу "Номер документу" в розділ "Загальні відомості"?
Відповідь: Ні, ви можете додати тільки одне питання з такоим типом.

Питання: Чи може аудитор редагувати введений номер документу після завершення аудиту?
Відповідь: Ні, після завершення аудиту внесення змін до відповідей не можливе. Аудитор може редагувати відповіді лише до моменту завершення аудиту.

Питання: Чи відображається номер документу в звітах про аудит?
Відповідь: Так, введений номер документу буде відображений у звітах про аудит, що допоможе в подальшому аналізі та відстеженні.