Одержувачі макету звіту
Одержувачі макету звіту — це налаштування в макеті звіту, яке дозволяє визначити додаткових користувачів та групи користувачів, які будуть автоматично отримувати звіт після завершення аудиту. Ви можете вказати конкретних одержувачів та об'єкти аудиту, для яких вони отримуватимуть звіти.
Якщо макет звіту має статус "Макет за замовчуванням", звіт також автоматично надсилається всім відповідальним за об'єкт користувачам.
Як налаштувати одержувачів макету звіту
Одна з ролей:
- Адміністратор
- Управління шаблонами
Тип робочого місця:
- повне робоче місце.
Крок 1: Перейдіть до макету звіту
-
Увійдіть у систему з відповідними правами доступу.
-
Перейдіть до розділу "Шаблони аудиту".
-
Виберіть шаблон аудиту, який містить потрібний макет звіту.
-
Перейдіть на вкладку "Звіт" у шаблоні.
-
Знайдіть макет звіту у списку та відкрийте його для редагування, натиснувши на його назву.
Крок 2: Відкрийте вкладку "Одержувачі"
- У редакторі макету звіту перейдіть на вкладку "Одержувачі".
Крок 3: Додайте одержувачів
-
Додайте новий запис:
-
Натисніть на кнопку Додати
-
-
Додайте користувачів та/або групи користувачів:
-
Користувачі: Оберіть конкретних користувачів зі списку.
-
Групи користувачів: Оберіть групи користувачів, члени яких отримуватимуть звіт.
-
-
Вкажіть об'єкти аудиту:
-
Всі об'єкти аудиту: Якщо ви бажаєте, щоб одержувачі отримували звіти по всіх об'єктах аудиту, встановіть перемикач "Всі об'єкти аудиту".
-
Конкретні об'єкти аудиту: Якщо потрібно обмежити отримання звітів лише певними об'єктами, оберіть їх зі списку.
-
-
Збережіть зміни:
- Натисніть кнопку "Прийняти", щоб застосувати налаштування.
Крок 4: Перевірте налаштування
- Після збереження налаштувань ви побачите таблицю з одержувачами, яка містить наступні колонки:
-
Користувачі
-
Групи користувачів
-
Об'єкти аудиту
-
Як це працює
- Додаткові одержувачі: Вказані користувачі та групи користувачів отримуватимуть звіт за цим макетом після завершення аудиту на зазначених об'єктах аудиту.
- Фільтрація за об'єктами: Якщо обрано конкретні об'єкти аудиту, звіти будуть надсилатися одержувачам лише при завершенні аудиту на цих об'єктах.
- Макет за замовчуванням: Якщо макет звіту призначений як "Макет за замовчуванням", то звіт також автоматично надсилається відповідальним за об'єкт користувачам, незалежно від налаштувань одержувачів у макеті.
Приклад використання
Сценарій:
- У вас є макет звіту "Розширений звіт", який повинен надсилатися керівникам регіональних відділень після завершення аудиту на їхніх об'єктах.
- Ви додаєте групу користувачів "Керівники відділень" як одержувачів.
- Вказуєте конкретні об'єкти аудиту, за які відповідають ці керівники.
Результат:
- Після завершення аудиту на зазначених об'єктах система автоматично надішле звіт за макетом "Розширений звіт" відповідним керівникам.
Примітки та поради
- Контроль розсилки: Використання налаштувань одержувачів дозволяє точно контролювати, хто отримує звіти, що підвищує конфіденційність та ефективність комунікації.
- Використання груп: Рекомендується використовувати групи користувачів для спрощення управління, особливо якщо склад груп змінюється.
- Перевірка налаштувань: Перед запуском аудитів переконайтеся, що налаштування одержувачів відповідають вашим потребам.
- Відповідальні за об'єкт: Не забувайте, що макет за замовчуванням автомат ично надсилається відповідальним за об'єкт користувачам.
Часто задавані питання (FAQ)
Питання: Що станеться, якщо я не вкажу жодних одержувачів у макеті?
Відповідь: Якщо макет не є макетом за замовчуванням і в ньому не вказані одержувачі, то звіт за цим макетом не буде автоматично надісланий нікому після завершення аудиту.
Питання: Як визначаються відповідальні за об'єкт користувачі?
Відповідь: Відповідальні за об'єкт користувачі визначаються в налаштуваннях об'єктів аудиту, або в налаштуваннях користувача та груп користувачів. Вони автоматично отримують звіт за макетом за замовчуванням після завершення аудиту на їхніх об'єктах.
Питання: Чи можна вказати одержувачів без зазначення об'єктів аудиту?
Відповідь: Так, якщо встанов ити перемикач "Всі об'єкти аудиту", одержувачі будуть отримувати звіти по всіх об'єктах, де використовується цей макет.
Питання: Чи можуть одержувачі бути як користувачами, так і групами користувачів одночасно?
Відповідь: Так, ви можете вказати як окремих користувачів, так і групи користувачів у налаштуваннях одержувачів макету звіту.
Питання: Якщо макет не є макетом за замовчуванням, чи отримують відповідальні за об'єкт користувачі звіт за цим макетом?
Відповідь: Ні, відповідальні за об'єкт користувачі автоматично отримують звіт лише за макетом, призначеним як "Макет за замовчуванням". Для інших макетів потрібно вказати одержувачів вручну.
Питання: Чи можна відправляти звіти зовнішнім користувачам, які не зареєстровані в системі?
Відповідь: Система дозволяє надсилати звіти лише зареєстрованим користувачам.
Питання: Як змінити одержувачів після завершення аудиту?
Відповідь: Зміни в налаштуваннях одержувачів вплинуть лише на майбутні аудити. Для вже завершених аудитів потрібно вручну надіслати звіт потрібним користувачам.
Питання: Чи можна налаштувати різні одержувачі для різних макетів у одному шаблоні?
Відповідь: Так, кожен макет звіту має власні налаштування одержувачів, що дозволяє надсилати різні звіти різним групам користувачів.