Призначення планувальника
Планувальник аудитів — це інструмент в системі AuditBLOOM, який дозволяє автоматизувати процес призначення та проведення аудитів за розкладом. Використовуючи планувальник, ви можете створювати розклади для аудитів на основі заданих параметрів, що спрощує управління аудиторськими процесами та забезпечує своєчасне проведення перевірок.
Призначення та переваги
- Автоматизація процесів: Планувальник дозволяє автоматично призначати аудити за заданим розкладом, зменшуючи ручну роботу.
- Гнучкість налаштувань: Підтримує різні типи розкладів — від одноразових до регулярних (щоденних, щотиж невих, щомісячних тощо).
- Ефективне управління ресурсами: Дозволяє призначати аудити конкретним користувачам або групам, оптимізуючи використання персоналу.
- Контроль та моніторинг: Забезпечує прозорість процесу проведення аудитів та своєчасне виявлення відхилень від графіка.
- Планування на майбутнє: Можливість встановлювати період дії розкладу, що допомагає в довгостроковому плануванні.
Ключові особливості планувальника
Параметри розкладу
- Шаблон аудиту: Вибір шаблону, який буде використовуватися для проведення аудиту.
- Об’єкти аудиту: Визначення об'єктів, на яких будуть проводитися аудити.
- Приз начення аудиту: Можливість призначити аудит конкретним користувачам або групам користувачів.
Типи розкладів
- Один раз: Аудит буде проведено одноразово в заданий проміжок часу (дата та час початку і закінчення).
- Щодня: Аудити призначаються щоденно в заданий час.
- В робочі дні: Аудити проводяться кожного робочого дня в заданий час.
- Щотижня: Аудити призначаються щотижня в заданий період.
- Щомісяця: Аудити проводяться щомісяця в заданий період.
- Щоквартально: Аудити призначаються кожного кварталу в заданий період.
- Щорічно: Аудити проводяться щорічно в заданий період.
- Настроюється: Гнучке налаштування розкладу з можливістю вказати:
- Кожні: Кількість тижнів або місяців.
- Дні тижня: Вибір конкретних днів.
- Час: Проміжок часу з початку до кінця.
Додаткові налаштування
- Період дії: Встановлення дати початку та закінчення дії розкладу.
- Дозволити проведення аудиту після закінчення терміну: Прапорець, що дозволяє або забороняє проведення аудиту після встановленого терміну.
- Не діючий: Прапорець, який дозволяє деактивувати розклад без його видалення.
- Назва: Можливість задати назву для розкладу для зручності управління.
Як це працює
- Створення розкладу: Адміністратор або користувач з відповідними правами створює новий розклад, вказуючи всі необхідні параметри.
- Призначення аудиту: Система автоматично призначає аудити згідно з розкладом на обрані об'єкти та користувачів або групи.
- Сповіщення користувачів: Призначені користувачі отримують сповіщення про заплановані аудити.
- Проведення аудиту: Користувачі проводять аудити у встановлені терміни.
- Моніторинг та контроль: Адміністратор може відстежувати статус аудитів та вносити необхідні корективи до розкладу.
Переваги використання планувальника
- Систематизація процесу аудиту: Чіткий графік проведення аудитів допомагає підтримувати регулярність та якість перевірок.
- Зменшення людського фактору: Автоматизація знижує ризик помилок, пов'язаних з людським фактором.
- Оптимізація часу: Планувальник звільняє час менеджерів, дозволяючи їм зосередитися на аналізі результатів та прийнятті рішень.
Примітки та поради
- Гнучкість налаштувань: Використовуйте настроювані типи розкладів для складних графіків або специфічних потреб вашої організації.
- Перевірка активності розкладу: Регулярно перевіряйте статус розкладів та актуальність їх налаштувань.
- Використання груп користувачів: Призначення аудитів групам спрощує управління, особливо в великих організаціях.
- Документуйте назви розкладів: Використовуйте інформативні назви для розкладів, щоб полегшити їх ідентифікацію та управління.
Часто задавані питання (FAQ)
Питання: Чи можу я змінити розклад після його створення?
Відповідь: Так, ви можете редагувати існуючий розклад, вносячи зміни до його параметрів. Після прийняття змін система запланує аудити на 8 днів вперед.
Питання: Що станеться, якщо я деактивую розклад?
Відповідь: Якщо ви встановите прапорець "Не діючий", розклад буде деактивовано, і система перестане призначати нові аудити за цим розкладом. Всі заплановані та непроведені аудити, які мають дату старту більше ніж поточна дата та час, будуть видалені.
Питання: Як система визначає робочі дні?
Відповідь: Робочі дні відповідають стандартному робочому тижню (з понеділка по п'ятницю).
Питання: Чи можна призначити аудит кільком об'єктам одночасно?
Відповідь: Так, ви можете вибрати кілька об'єктів аудиту при налаштуванні розкладу.
Питання: Що означає опція "Дозволити проведення аудиту після закінчен ня терміну"?
Відповідь: Ця опція дозволяє користувачам проводити аудит навіть після закінчення встановленого терміну. Якщо опція вимкнена, аудит буде недоступний після закінчення терміну, і потрібно буде його скасувати вказавши причину.
Питання: Як призначити аудит конкретному користувачу?
Відповідь: У налаштуваннях розкладу в полі "Призначити аудит" виберіть опцію "Користувачі" та оберіть потрібного користувача зі списку.
Питання: Чи можна налаштувати розклад для нерегулярних дат?
Відповідь: Для складних графіків використовуйте опцію "Настроюється", де ви можете більш детально налаштувати періодичність та дати проведення аудитів.
Питання: Чи отримає користувач сповіщення про призначений аудит?
Відповідь: Так, система надсилає сповіщення призначеним користувачам згідно з налаштуваннями сповіщень.